仕事でのコミュニケーションの問題に
ついて良く取り上げられるのが
上司と部下との
コミュニケーションのギャップです。
今回はそのギャップを埋めるための
思考をお伝えします。
次の事例を見て
上司と部下のコミュニケーションの
ギャッップについて考えてみましょう。
事例
部下のAさんは経験のない仕事を与えられ
自分なりに考え仕事を行いました。
Aさんは自分の考えで
進めて大丈夫だろうと
判断したので
上司であるBさんには
進捗についてホウ・レン・ソウする
ことなく仕事を完了させました。
しかし上司のBさんに
報告したところ
「こうじゃない、やり直し」
と言われてしまいました。
Aさんはつい
「すみません、やり直します。
やり方を教えてもらっていないので、
自分なりにやってみたのですが…。」
という言葉を発してしまい
「言い訳するな」
と上司のBさんに叱られてしまいました。
これに対しAさんは
「初めての仕事でやり方がわからないし、
教わってないから、できないに
決まっているじゃないか。」
「それでも自分なりに考えて
一生懸命やったのに。」
「教えてもらえればその通りにやるのに…。
教えてくれない上司が悪い。」
と思ってしまいました。
逆に上司のBさんは
「会社は学校じゃないんだから、
いちいちやり方教えてられないよ。」
「勝手に自分で判断して
進めてきて違うもの出されてもね…。」
「教えてもらってないからと
言い訳をする始末だし。」
と思っています。
部下と上司のコミュニケーションに
ギャップが生じていますね。
それではそれぞれの思いを
見てみましょう。
ギャップが生じたポイント
・ Aさんは初めての仕事でやり方が
わからないながらも自分なりに考え仕事をした。
・ 上司のBさんはAさんから仕事の
完了の報告を受けるが
自分の求めている成果とは
違っていたためやり直しを命じた。
・ Aさんから今回の仕事の進捗についての
ホウ・レン・ソウはBさんにはなかった。
・ Aさんは「やり方を教えてもらっていない」が
自分で考えてやってみたというプロセスを説明。
・ Bさんは「やり方を教えてもらっていない」
という、言い訳をAさんにされた。
それぞれの思いを理解した上で
どうするのが良かったかを
考えてみましょう。
上司と部下のコミュニケーション
上司は部下を育成する責任があります。
しかし必要な知識を全て教えるわけではありません。
会社に入り初めの頃は部署によって
必要最低限の知識は与えてくれるはずです。
自分で最低限動く事ができる状態までは
教えてもらえるでしょう。
その後は自分で動いて
学んでいかなければなりません。
学校ではカリキュラムがあり
順番に教えてもらえますが、
仕事はどの順番でやってくるか
わかりません。
初めてする仕事でも
取り組みながら
新しい知識を自ら身につけるように
することを仕事では求められます。
今回の事例の場合
やり方がわからないなりに
Aさんは自分で考え仕事を行った
ことはとても良いことです。
しかし進捗のホウ・レン・ソウをせずに
勝手に判断して仕事を進めてしまったことが
良くなかったのです。
初めてやる仕事では
どのようにして良いか
わからない時もあるでしょう。
わからない事を相談しても
「自分で考えろ」と言われてしまう
場合もあると思います。
そういった時は次のプロセスで
仕事に向き合ってみましょう。
①まずは自分で調べる
②調べた内容を踏まえて考える
③それでもわからなければ
上司や先輩に聞く
ここで注意しなければならないのが
③の時の質問の仕方です。
ただ単に「教えて下さい」と
質問しただけでは
「自分で調べもせずに
聞いてきたのか」
と思われてしまうでしょう。
自分で考えた結果を報告し
より良い方法があれば
教えて欲しいと相談しましょう。
このプロセスをふむことで
「わからないから相談」
↓
「わからないなりに自分で考えて形にして
合っているかを確認している」
に成長しています。
また初めての仕事に対して
「教えてもらっていないんですよ…」
と言い方はよろしくないです。
というのも、
「教えてもらっていない」
という言葉は
言い訳として捉えられてしまうからです。
このような場合は
「不勉強で恥ずかしい限りです。」
という言い方にすると良いでしょう。
教えてもらうというのは
受け身な姿勢です。
必要な情報を
インプットしてくれないと
動けませんという人には
仕事は頼みません。
自ら学ぶことに
貪欲な人にはまわりの人も信頼して
仕事を頼むでしょう。
社会人は常に勉強の連続です。
そしてそれは自らを成長させます。
Aさんの場合
②まではできていました。
しかし勝手な判断で
理解した気になり仕事を
進めてしまったことが
良くありませんでした。
必ずホウ・レン・ソウ(報告・連絡・相談)
をする癖をつけましょう。
特に未経験の仕事ならなおさら
しなくてはなりません。
例えば
「指示された○○ですが、大枠をまとめたので
チェックをお願いします」
といったように進捗報告をするのが良いでしょう。
上司は部下の仕事の
進捗が気になるものです。
進捗報告がなく出来上がったものが
指示していたものと
違った場合は
また1からやり直しになります。
その分に費やした時間と人件費は
全て無駄になります。
今回のAさんの場合はまさに
この状況です。
中には上司の機嫌がいつも悪く、
話しかけづらいと
ホウ・レン・ソウを
怠ってしまう人も
いるかと思います。
しかし、仕事ではそういった事を理由に
コミュニケーションを取ることから
逃げてはいけません。
上司へのホウ・レン・ソウはしつこいくらいに
やるようにしましょう。
Aさんの
「すみません、やり直します。
やり方を教えてもらっていないので、
自分なりにやってみたのですが…。」
というプロセスを
説明したつもりの言葉は
上司であるBさんにとっては
ただの言い訳です。
仕事に対し真面目に
取り組んでいる事を
伝えるつもりが
言い訳になってしまうことも
あります。
上司によっては
過程の努力なんて関係ない
という方もいるでしょう。
この場合
「すみません、やり直します。
今回、自分なりに考えてやってみたのですが、
どのように進めれば良いかアドバイスを
いただけないでしょうか？」
というように改善に向けての
アドバイスを求めれば
今回のような事例には
ならなかったでしょう。
言い方１つで
マイナスイメージが生まれ
コミュニケーションギャップが
生じてしまいます。
そうならない為にも
仕事でわからない事に直面した際は
まずは自分で調べ、考え
実際の作業に入る前に
一度上司や先輩に
「このように考え進めていこうと思うのですが
いかがでしょうか？」と
必ず相談する癖をつけましょう。
上司の立場の方へ
何回注意しても
「ホウ・レン・ソウができない」
「言い訳ばかり言う」
といった部下を持つ方も
いらっしゃるでしょう。
そういった部下に対し
ストレスを感じ悩む上司の方も
多いと耳にします。
しかしこういった思考方法は
きちんと説明しないと
実践できない人もいます。
そういった部下の方は
「ホウ・レン・ソウをする意味」
「どれが言い訳であり、
言い訳はなぜ言ってはいけないのか」
が理解できず
改善すべきポイントが
わからない場合が多いです。
部下の皆さんに伝える際、
仕事に取り組む姿勢や思考
上司であるあなたの考えを
きちんと伝えられていますか？
スムーズに仕事を行える
環境作りの為にも
一度部下への伝え方について見直すのも
１つの手ではないでしょうか。
上司と部下との
コミュニケーションについては
双方の側面から悩みを多く耳にします。
全ての方に当てはまるわけでは
ありませんが今回の内容が
あなたのコミュニケーション向上の
一助になれれば幸いです。
研修のお問い合わせはこちら
