ビジネスパーソンとして
確実におさえておきたいマナーの１つに
ビジネス文書・Eメールマナーがあります。
インターネットが発達し、
今やEメールはビジネスをする上で
必要不可欠と言えます。
Eメールを有効活用するために
特徴を理解しておきましょう。
Eメールのメリット・デメリット
Eメールはとても便利なツールです。
しかし、メリットだけでなく
デメリットもあります。
メールのメリット、デメリット
両方の特徴を把握し
上手に活用していきましょう。
メリット
・瞬時に相手に届く
・コストがかからない
・複数の相手に対して送れる
・相手の時間を拘束しない
・履歴が残る
デメリット
・一度送ってしまったら取り消せない
・手軽に送れるがゆえに書きかけでの送信、誤字脱字
といったミスがおこる事もある。
・読まれているかわからない
・迷惑メールフィルタなどに引っかかり
届かないこともある。
・相手がいつ返事をするかわからない為
すぐに内容について反応をもらえない場合がある
・ニュアンスが伝わりづらい
・メールを受けとった相手の心境がわかりづらい
・メールが苦手な人もいる
メールの有効活用
メールの特徴をみると
万能なツールではない事がわかりますね。
ビジネスでメールを使う際は
メリット、デメリットを考え
電話、文書、FAXといった
他のツールと組み合わせて
有効に活用しましょう。
では状況に応じて
どのツールを使うのがベストなのか
考えてみましょう。
緊急度
緊急を要する時は
メールは不向きです。
メールは送っても相手がすぐ
確認するとは限りません。
緊急を要する場合は
直接会って伝える若しくは
電話を掛けるといった方法
が良いでしょう。
重要度
お詫びなどの重要な用件の場合
メールだと誠意が伝わらないと
感じる方もいます。
こういった場合は直接会う
もしくは電話で伝えたほうが
良いでしょう。
伝えたい情報
地図やデザインなどの視覚的な情報を
伝える際はメールが向いているでしょう。
情報をメールに添付すれば相手にわかりやすく
伝わります。
感情
喜びや怒りといった感情は
ニュアンスが伝わりづらいので
メールには不向きです。
特にマイナスの感情を伝える場合は
思わぬ誤解や行き違いを生む場合が
ありますので注意が必要です。
仕事でコミュニケーションを
とる目的は、仕事を円滑に進める
ことです。
それぞれのコミュニケーションツールの
特徴を活かして状況や目的に応じた
使い分けをしていきましょう。
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