ビジネスパーソンとして
確実におさえておきたいマナーの１つに
ビジネス文書・Eメールマナーがあります。
インターネットが発達し、
今やEメールはビジネスをする上で
必要不可欠と言えます。
仕事で使うEメールにも
当然マナーがあります。
Eメールはプライベートでも使う機会の
多いツールです。
プライベートの延長で
メールを送ってしまうと
仕事では不適切なメールを
送ってしまう可能性があります。
Eメールマナーをきちんと理解して
ビジネスパーソンとして恥ずかしくない
メールを送りましょう。
Eメールの基本パターン
Eメールを作成する為に
まずは基本パターンを覚えましょう。
①宛名
相手の肩書きを正式名称で書きましょう。
敬称の付け忘れや、漢字の間違えには注意しましょう。
■社外の人へ送る場合
会社名＋部署名＋役職名＋氏名＋様
※会社名の後に御中を付けたり、
役職に様を付けるのは間違えです。
■社内の人へ送る場合
部署名＋役職名＋氏名＋さん
②挨拶
本題に入る前にまずは挨拶をしましょう。
■社外の人へ送る場合
いつもお世話になっております。
■社内の人へ送る場合
お疲れさまです。
③名乗り
どこの誰であるかわかるように名乗りましょう。
■社外の人へ送る場合
会社名＋氏名
■社内の人へ送る場合
部署名＋氏名
④導入
どのような用件でメールを送ったのか
を簡潔に書きましょう。
⑤詳細
用件の詳細を適度に改行しながら
読みやすく書いていきます。
1文の文字数は50文字を目安にしましょう。
曖昧な表現や専門用語、
略語は使わずに
お互いが共通のイメージを
持てる言葉を使いましょう。
⑥結び
・今後ともよろしくお願いします
・ご確認よろしくお願いします。
・お手数ですが、
ご回答のほどよろしくお願い申しあげます。
といった結びの挨拶で文を締めましょう。
最後は
・会社名
・氏名
・住所
・電話
・ファックス番号
・HPのURL
・メールアドレス
といった情報が記載された
署名をいれます。
以上で本文は完成です。
読みやすいメールを作る
読みやすいメールを作る為には
幾つかのポイントがあります。
①2〜5行程度書いたら1行空行をとる
②1行の文字数は30文字以内
③文節、句読点で改行する
④■や◯といった記号をつかい箇条書きにする
⑤機種依存文字を使わない。
使用すると文字化けして相手に届く
可能性があるので注意
以上のポイントを意識するだけで
グッと読みやすいメールになるはずです。
件名
メールを送る際に
件名を記入しましょう。
この際、件名の記入には注意が必要です。
メールの件名にお知らせ、お誘いと言った
誰にでも当てはまるような件名は
迷惑メールに間違われ、開かれず
削除されてしまう場合があります。
開かれるためにも出来るだけ
具体的なキーワードを書くようにしましょう。
宛先の使い分け
メールには3種類の宛先があります。
それぞれの用途を確認しましょう。
メールは同じ内容を同時に多くの人に
送信することができます。
とても便利な機能ですが
状況に応じて使い分ける必要があります。
注意しなければならないのが
面識のない人同士を間違えて
TO やCCに入れてしまうと
それぞれの相手にメールアドレスを知らせて
しまうことになります。
メールアドレスは大切な個人情報です。
最悪の場合、信頼を失うこともあるでしょう。
十分に注意しましょう。
添付ファイルのマナー
メールには画像や資料のデータを添付する
ことができます。
この時にもマナーがあるのできちんと
覚えておきましょう。
・ファイルサイズは2MB以内。
ファイルサイズが大きすぎると相手が
受け取れない場合もあります。
・データは基本PDFで送る。
資料等を送る際、相手が同じソフトを
持っていないと開けない場合があります。
そういったデータはPDFに変換しましょう。
PDFであれば、ほぼ間違いなく開けます。
・本文にファイル名を書く
添付ファイル見逃し防止の為にも
メール本文には添付した
データのファイル名を必ず記入しましょう。
・送っても問題ないデータか？
機密情報が書かれていたりするのは
情報漏洩の危険性もあるので
基本的にはNGです。
また個人情報が含まれるデータには
必ずパスワードを掛けましょう。
・ファイルの圧縮
ファイルサイズが大きいものは
ファイルを圧縮することで
添付することができます。
メールソフトによってはexe形式が
添付できない場合があるので
ファイルを圧縮する形式はzip形式が
良いでしょう。
Eメールマナーは本文の書き方以外にも
宛先や添付ファイルで
注意しなければならないポイントがあり
覚えるまでは少し大変と感じる方もいるでしょう。
しかしマナーを守り使いこなせれば
とても便利なツールとなります。
Eメールは手軽に送れる便利なツールで
あるからこそ相手に失礼のないように
メールを送る際はきちんと読み返し確認をする
習慣をつけましょう。
Eメールは仕事をする上で欠かせない
ツールであるからこそ
マナーを身に付けることは
ビジネスパーソンとして必須です。
確実に覚えましょう。
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