改善の第一歩は課題の可視化から

ビジネス文書研修

 こんにちは、講師の長尾貴代です。今回は職場における業務の改善方法をご紹介いたします。

 業務改善というと企業や従業員に何かしらの痛みを伴うのではないか、面倒なことなのではないかと思われる方もいらっしゃるかもしれません。確かにいきなり大幅な改善をするには経営者側も従業員側も決断が必要です。

 私がご提案する改善の一歩目は職場の潜在的な「課題の可視化」から始まります。例えば、「残業が慢性的に多い」「新入社員の離職率が高い」という企業内の問題点から「お客様からのクレームが減らない」「集客が伸び悩んでいる」という対顧客の問題点に至るまで、課題を可視化して、原因を究明し、その後に改善案を皆様と共に考えていきます。

 課題を可視化し、整理することで改善する順番をつけて一つずつ進めていくことが容易になります。最初は企業内の改善から始めていき、従業員満足度を高めてから、顧客満足度を高めるための改善を推し進めるというように、段階を踏むことで職場内に「改善風土」を築き上げていくことができます。

 重要なことは、課題の可視化において客観的かつ新たな視点が必要不可欠ということです。既に職場内でリーダーを決めて、どのような課題があるのか客観的に判断し、指導、問題解決しているという素晴らしい企業もあるでしょう。しかしながら、業務改善をしようとすると職場内に軋轢が生じて、なかなかうまくいかない、道半ばで改善がフェイドアウトしてしまったという企業も少なくないようです。

 職場内で課題を掲げようとすると、職種間の障壁や人間関係を考えるあまり、本質に踏み込んだ課題が出ず、ありきたりな改善に留まってしまう。そのような場合は、社外の第三者をいれることによって改善に対してのモチベーションが上がる可能性があります。より積極的な改善のために第三者の視点を加えてみてはいかがでしょうか。





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