訪問時のマナー

ビジネスパーソンとしてビジネスマナーの習得は必須です。ビジネスマナーは仕事に対しての心構えや、上司、同僚、取引先の会社の人といった仕事に関わる人との良好な人間関係を築く上でも役立ちます。
今回は訪問時のマナーをお伝えしていきます。打ち合わせや商談など取引先の会社へ訪問する機会がよくあります。「訪問」にはあらゆるマナーの要素が凝縮されています。
春から新入社員になる学生の皆さんには参考になる内容になっていますので是非ともご覧下さい。

訪問の流れ
まずは訪問の流れについて確認しましょう。

step1:訪問の準備をする(アポイントをとる)
step2:訪問し、受付をする
step3:応接室で待つ
step4:面談をする
step5:退出する

ではこの5つのステップの各ポイントをお伝えします。

〈step1〉 訪問の準備をする(アポイントをとる)
・他社を訪問する際は通常、事前にアポイントをとります。
・アポイントをとるときは、「訪問の目的・用件」「同行者の人数」「面談の所要時間」を伝えます。  面談の日時はできるだけ相手の都合に合わせます。
・当日の先方の同席者を確認しておきます。
・タクシーに乗る場合、建物名だけ伝えても分からない場合があります。訪問する会社(組織)の住所を 調べ、できる限り地図を持参しましょう。
・アポイントが取れたら上司に報告をします。

〈step2〉訪問し、受付をする
・遅くとも面談の5分前には到着するようにします。
・万が一約束の時間に遅れそうな場合は必ず事前に訪問先に連絡をします。
・早く到着しても、そのまま訪問してはいけません。遅刻も厳禁ですが、早すぎることも相手のスケジ
ュールを乱すことになります。
・面談前には身だしなみをチェックします。
・コートは出入り口で脱ぎます。
・受付で面談者への取次ぎを頼み、案内の人に従って応接室へ向かいます。

〈step3〉 応接室で待つ
・初めて訪問するときや、座席の位置を指定されなかったときは、下座の席を選んで座りましょう。(席次については後ほど説明します。)
・お茶を出された場合は、面談者が来て勧められてからいただきましょう。ただし一人分(自分の分)が  出されたときは、しばらく待つことが前提なので、先にいただいてもかまいません。

〈step4〉面談をする
・応接室では、面談者がいらっしゃったらすぐに立ち上がって挨拶をします。
・初対面の場合は、名刺交換をします。
・着席は勧められてから、一言「失礼いたします。」と言ってから座りましょう。
・相手は常に忙しいということを念頭に置き、面談中は時間を意識します。
・相手が時間を気にする素振りを見せたら、早めに切り上げるようにします。
・次回の訪問日などを確認し、お礼の言葉を述べて身支度します。
・忘れ物がないように、落ち着いて退出します。

〈step5〉 退出する
・面談が終わったら、指導にしたがって速やかに退出します。
・玄関を出たところで一旦振り返り、再度会釈をして失礼します。
(面談者が見送っている場合があります。)
・コートは玄関の外に出てから着ます。

以上のポイントに注意し相手に失礼のないよう、訪問しましょう。
訪問の流れを確認できたら次に名刺交換についてみてみましょう。

 

名刺の取り扱い方
名刺交換の確認の前にまずは、名刺の取り扱い方を確認しましょう。

・名刺は名刺入れに入れます。定期入れや財布と一緒のものもありますが、基本的には孤立した二つ折  りの名刺入れを使いましょう。
・名刺入れの中には、あらかじめ名刺を逆さにしていると、一度の動作で相手に渡すことができます。 前もって少し多めに名刺を入れておきましょう。
・名刺入れは、男性の場合、原則として背広のポケットに入れ、随時携帯しておきます。女性は、かば んの取り出しやすいところに入れておきます。
・ビジネスでは、相手よりも一歩先に行動することを心がけましょう。
名刺も自分から相手に渡せるように、名刺を取り出すのにまごつかないように準備をしましょう。
・名刺を持って歩く時
➢いただいた名刺は、左手の上に乗せ、左手は腰の横に固定させます。その位置に名刺を持ったまま歩きます。
➢両手で折り曲げたり、名刺をブラブラさせたりしながら歩くのなNG
・名刺をいただいたら
➢応接室などで名刺交換をした場合は、名刺入れの上にいただいた名刺を重ね、テーブルの上に置きます。相手の名前を覚えるために、テーブルの上に置いておきます。会話中になるべく相手の名前を入れながら話を進めると、親近感を持っていただけます。
➢複数の名刺をいただいたときは、重ねずに着席した順番に並べます。一番役職が高い人の名刺を名刺入れの上に置き、他の人の名刺はそのままテーブルの上に置きます。
➢一般的には名刺は面談が終わるときに名刺入れに入れます。このとき「頂戴します。」と一言添えてもよいでしょう。
➢面談の途中で書類を広げるなど、名刺を置く場所に困ることがあれば、途中で名刺入れに入れても失礼にはなりません。
➢まれに相手が名刺を出し忘れている場合もあります。その場合は、「恐れ入りますが、お名刺を頂戴できますか。」と言っても失礼にはなりません。
・名刺の整理
➢名刺はお客様や取引先の情報源になるので、名刺の余白や裏に、会った日時・用件・紹介者など書き込んでおくと整理がしやすくなります。ただし相手の前で名刺に書き込むのは失礼にあたります。
➢仕事をする上で交換する名刺は、「会社(組織)が管理すべき個人情報」として特定されます。そのため、会社(組織)の「個人情報規定」を理解し、ルールに従って適切な方法で管理します。机の上に放置せず、鍵のかかるところに保管することが最低限のルールです。

 

名刺交換について
相手に名刺を渡すとき、受け取るときの基本動作を確認しましょう。

◇名刺を渡すときの基本
➢名刺を一枚取り出し、名刺入れの上に置きます。相手から読める方向で置きます。
➢胸と腰の間の位置で名刺を名刺入れと一緒に両手で持ちます。
このとき、指が文字にかからないように注意しましょう。
➢会釈をし、自分の会社(組織)名と名前を名乗ります。
「私、○○○会社の△△と申します。」
➢両手で相手の手の中にそっと置くように差し出します。
◇受け取るときの基本
➢「頂戴いたします」や「お預かりいたします」と言い会釈して両手で受け取ります。
➢名刺の端をつまんだりすることのないようにします。また相手の会社(組織)名や名刺に指がかからないようにします。
➢胸の高さの位置で名刺を拝見します。
シチュエーションによって少し注意が必要な場合があります。基本を踏まえながらシチュエーション毎にどういったポイントに注意するのか確認していきましょう。

Case1:同時に名刺を交換する場合

実際には、名刺を渡すことと受け取ることを同時に行うのがほとんどです。名刺交換を同時に行う基本を身につけましょう。

□名刺を名刺入れの上に置きます。このとき相手が読める向きにします。
□自分の名刺を右手に持ち、左手は名刺入れを持ちます。
□会釈をし、自分の会社(組織)名と名前を名乗ります。
「私、○○○会社の△△と申します。」
□受け取る相手も会釈し、会社(組織)名と名前を名乗ります。
「私、◎◎◎会社の□□と申します。」
□相手が左手に持っている名刺入れに自分の名刺を差し出し、相手の名刺を左手で受け取ります。
□受け取るときは、「頂戴いたします。」と一言添えます。
□受け取った相手の名刺は名刺入れの上に置き、両手で持ち、胸の高さの位置で拝見します。
□自分が名刺を渡すよりも先に名刺を差し出された場合、出しかけた自分の名刺は一度名刺入れの下に持ち替え、「恐れ入ります。お先に頂戴いたします。」と一言添えて受け取ります。その後、自分の名刺を差し出しましょう。

ポイントとしては・・・
・先に目下の人や訪問者が、目上の人や訪問先の相手に名刺を渡すのが原則です。
・名刺をすぐに取り出せるように準備をしましょう。あらかじめお会いする人数がわかるならば、人数分の枚数を名刺入れの間に挟んでおくと、スムーズに名刺交換をすることができます。
・名刺交換は立って行います。また原則としてテーブルを挟まない場所で名刺交換をします。

Case2:複数での名刺交換の基本

上司や先輩と一緒に訪問し、複数の方と同時に名刺交換を行う方法を身につけましょう。

□最初に上位者同士が名刺交換を行います。原則として上位者同士が名刺交換をしている間は、自分と先方の下位者は名刺交換をせずに終わるのを待ちます。
□待っている間は、上位者の動作に合わせて会釈します。
1.まず、上司と先方の上位が名刺交換をします。
2.次に、上司と先方の下位者、自分と先方の上位者が同時に名刺交換します。
3.最後に、自分と先方の下位者で名刺交換をします。
名刺交換時に以下の行為はマナー違反となるので注意しましょう。
・名刺や名刺入れをお尻のポケットに入れる。
・名刺入れが行方不明で、あちこち探す。
・相手が読めない方向で名刺を渡す。
・いただいた名刺を忘れて帰る。
・名刺をポンと机の上に投げるように置く。
・折れ曲がった名刺や汚れた名刺を渡す。
名刺は会社、そして自分のことを知ってもらう大切なビジネスツールの一つです。
名刺交換のルールが沢山あり大変だなと感じた方もいらっしゃるかと思います。色々と細かいマナーも多いですが、相手に敬意を払う事が一番大切なことです。マナーに縛られすぎず、礼を尽くすことを忘れずに。また名刺が切れていることは、避けなければなりません。常に切らすことのないように、自己管理を心掛けましょう。
他の会社の方との信頼関係を築く第一歩を踏み出す為にも失礼のないように、きちんと抑えておきましょう。

 

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