社内文書作成のポイント

ビジネスパーソンとして
確実におさえておきたいマナーの1つに
ビジネス文書・Eメールマナーがあります。

今回は社内文書の作成について
お伝えしていきたいと思います。

少し不安だな・・・と思う方は
是非ともご覧下さい。
社内文書作成のポイント
社内文書に過度の丁寧さは
必要ありません。
「わかりやすく簡潔に」を
意識して作成しましょう。

では基本的な社内文書の作成方法を
お伝えしますね。

word
これは一般的な社内文書の
書式例です。

まず上段にあるのが前付け
と呼ばれる部分です。
ここには

①発信番号
②発信年月日
③受信者名
④発信者名

を書きます。

ちなみに社内文書では
受信者、発信者ともに
役職のみを書く場合が多いです。
⑤標題(件名)
⑥主文

は社内文書のメインとなる
部分です。

標題(件名)は一目でわかるように短く
10字程度の具体的な言葉にしましょう。
そして標題(件名)は
アンダーラインや文字の拡大などをして
目立つように工夫すると良いでしょう。

主文はいきなり用件に入って問題ありません。
また社内文書では主文を省略する場合もあります。
これらの下に
⑦ 記
と書き、
必要な情報を箇条書きします。
箇条書きにすることでシンプルに
必要な情報が見やすく伝えることができます。

また、

⑧添付書類

がある場合は書類の名前を
箇条書きで書きましょう。

最後は

⑨以上

で締めます。

⑩部署名、担当者名、内線番号

といった
情報を記入したら完成です。
社内文書には過度の丁寧さは必要ないので
シンプル・わかりやすく情報を伝えるという
ポイントを意識し作成します。
今回お伝えした内容は
社内文書作成の基本になります。
これを基に皆さんの会社の書式に合わせて
社内文書を作成してみてください。

 

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