ビジネス文書の基本

ビジネスパーソンとして
確実におさえておきたいマナーの１つに
ビジネス文書・Eメールマナーがあります。

私たちは仕事をするなかで
様々なビジネス文書に接します。

今回はビジネス文書の基本について
お伝えしていきます。

少し不安だな…と思う方は
是非ともご覧下さい。
ビジネス文書の使い分け
まずはビジネス文書の種類について
確認してみましょう。

色々な種類のビジネス文書があるのが
わかりますね。
状況に応じて適切な
文書を作成しましょう。

そして、ビジネス文書には
一定のルールがあります。
ルールを覚えて、ビジネス文書を活用しましょう。

では文書の取り扱いのルールから
確認してみましょう。

文書の取り扱い
■「秘」文書
会社には関係者以外に見られてはいけない
情報があります。そういった機密文書は
「秘」扱い文書と呼ばれます。

下記のポイントに気をつけて取り扱いましょう。

・保管
⇒　他の文書とは区別して、
鍵の係る場所に保管しましょう。

・コピー
⇒コピーには通し番号をつけましょう。

・持ち歩き
⇒「秘」扱い文書と分からないように注意しましょう。
受け渡しの場合は文書受け渡し簿に記入し
受領印をもらうなど、慎重に扱いましょう。

・郵送
⇒「秘」文書を封筒に入れさらに別の封筒に入れ
二重にしましょう。その際「親展」と記載し
書留・簡易書留を利用し郵送します。

※親展は宛名本人にのみ開封してほしい
場合に使用します。
宛名人以外の人間は決して
開封してはいけません。

・廃棄
⇒廃棄の際は必ずシュレッダーを使用します。
■文書のファイリング
複数の人が利用する文書は
見やすく保管し誰が見ても
わかるように保管しましょう。

ファイリング用具を利用して
相手先別、主題別、標題別、一件別、形式別
などに分け、保管場所を前もって決めておきましょう。
また、不要になった文書は定期的に処分するようにし
常に整理整頓された状態で保管するように
しましょう。

敬称の付け方
ビジネス文書を作成する際に
会社、個人の名前の後に敬称をつけます。

正しい敬称の付け方をマスターしましょう。
役職者・個人
⇒様(殿)

役職名
⇒殿(様)

不特定多数の個人
⇒各位

会社・部課名
⇒御中
数字の表し方
横書きのビジネス文書では
基本的にアラビア数字を使用します。
ただしと特例として漢数字を用いる場合が
あります。

＜特例＞
・固有名詞
⇒四国・九州…など

・概数
⇒数十年、二、三日…など

・慣用句
⇒四捨五入・二枚目…など

・ひと、ふたと読む場合
⇒一休み、お二人…など

・ケタの大きい数の単位
⇒3万、５億…など
これらのルールは
ビジネスパーソンとして
必ず知っておかなければ
ならない事項といえます。

特に文書の取り扱いは
きちんと管理していないと
情報漏洩問題に繋がる場合もありますので
取り扱いには注意しましょう。

ビジネス文書の基本を
きちんと理解して
活用していきましょう。