ビジネス文書の基本

ビジネスパーソンとして 確実におさえておきたいマナーの１つに ビジネス文書・Eメールマナーがあります。 私たちは仕事をするなかで 様々なビジネス文書に接します。 今回はビジネス文書の基本について お伝えしていきます。 少し不安だな…と思う方は 是非ともご覧下さい。 ビジネス文書の使い分け まずはビジネス文書の種類について 確認してみましょう。 色々な種類のビジネス文書があるのが わかりますね。 状況に応じて適切な 文書を作成しましょう。 そして、ビジネス文書には 一定のルールがあります。 ルールを覚えて、ビジネス文書を活用しましょう。 では文書の取り扱いのルールから 確認してみましょう。 文書の取り扱い ■「秘」文書 会社には関係者以外に見られてはいけない 情報があります。そういった機密文書は 「秘」扱い文書と呼ばれます。 下記のポイントに気をつけて取り扱いましょう。 ・保管 ⇒　他の文書とは区別して、 鍵の係る場所に保管しましょう。 ・コピー ⇒コピーには通し番号をつけましょう。 ・持ち歩き ⇒「秘」扱い文書と分からないように注意しましょう。 受け渡しの場合は文書受け渡し簿に記入し 受領印をもらうなど、慎重に扱いましょう。 ・郵送 ⇒「秘」文書を封筒に入れさらに別の封筒に入れ 二重にしましょう。その際「親展」と記載し 書留・簡易書留を利用し郵送します。 ※親展は宛名本人にのみ開封してほしい 場合に使用します。 宛名人以外の人間は決して 開封してはいけません。 ・廃棄 ⇒廃棄の際は必ずシュレッダーを使用します。 ■文書のファイリング 複数の人が利用する文書は 見やすく保管し誰が見ても わかるように保管しましょう。 ファイリング用具を利用して 相手先別、主題別、標題別、一件別、形式別 などに分け、保管場所を前もって決めておきましょう。 また、不要になった文書は定期的に処分するようにし 常に整理整頓された状態で保管するように しましょう。 敬称の付け方 ビジネス文書を作成する際に 会社、個人の名前の後に敬称をつけます。 正しい敬称の付け方をマスターしましょう。 役職者・個人 ⇒様(殿) 役職名 ⇒殿(様) 不特定多数の個人 ⇒各位 会社・部課名 ⇒御中 数字の表し方 横書きのビジネス文書では 基本的にアラビア数字を使用します。 ただしと特例として漢数字を用いる場合が あります。 ＜特例＞ ・固有名詞 ⇒四国・九州…など ・概数 ⇒数十年、二、三日…など ・慣用句 ⇒四捨五入・二枚目…など ・ひと、ふたと読む場合 ⇒一休み、お二人…など ・ケタの大きい数の単位 ⇒3万、５億…など これらのルールは ビジネスパーソンとして 必ず知っておかなければ ならない事項といえます。 特に文書の取り扱いは きちんと管理していないと 情報漏洩問題に繋がる場合もありますので 取り扱いには注意しましょう。 ビジネス文書の基本を きちんと理解して 活用していきましょう。