シナリオと資料の作成

プレゼンをする上で聴き手に解りやすく
伝える為にはシナリオと資料の作成が
鍵となってきます。

あなたのプレゼンをグッと良くする
シナリオと資料の作成ポイントを
お伝えしていきます。

短く、簡潔に
色々な情報を伝えようとすると
つい長くなってしまいがちです。

適切な量の情報を、適度な時間内に、
聴き手に受け入れられるペースで
発表することが大事になってきます。

そこで情報量の目安を知っておきましょう。

持ち時間20分
⇒重要ポイントは2つまで

持ち時間30分
⇒重要ポイントは3つまで

持ち時間45分
⇒重要ポイントは4つまで

45分以上ある場合はポイントを3つに
して、質問の時間を長く取るのがオススメです。
マッピングを使う
さて、プレゼンのシナリオを
作成する際あなたはどのようにしていますか？

必要なデータを集めて、
まとめていく方が多いと思います。
この作業を行う上でオススメの方法があります。

それは、マッピングという方法です。
では、やり方を説明していきますね。

まず、紙を用意します。
用紙が横長になるようにおいて
中央に四角形を書き議題を記入します。

それぞれの角から線をひき問題点や
アイディア、必要な情報を書いていきます。

それぞれの項目を掘り下げていき、
枝のように項目を増やしていきます。

これにより、それぞれのポイントと
構成を把握することができます。

そして、主目的と直接関係のない部分は
カットしていき、最終的に3つの主要ポイントに
しぼりましょう。

これにより必要な情報量はありながらも
すっきりとした内容になります。

リスト形式のメモだと、
考えを羅列するだけになりがちで
さらに順番の入れ替えなど行っていると
段々整理できなくなってしまう場合が
あります。

この方法であれば、
俯瞰で全体を見ることができるので
きちんと整理された状態で
思考を進めることができます。

オススメの方法なので
是非試してみてください。

シナリオを作成できたらプレゼン中に
確認できるように落とし込みましょう。

これは一言一句書かれた原稿でも良いですし、
紹介するトピックと大まかなポイントを書いた
メモや、キーワード等書かれた単語カードなど
あなた自身がしっくりくるものを選択してみてください。
4つの視点でチェック
プレゼン内容を考え、
シナリオを書き終えたら、
次の4つのポイントがクリアできているか
チェックしてみましょう。

①言いたい事/言うべき事が
すべて入っていますか？

②不明点や曖昧な部分は
クリアになっていますか？

③想定される質問や反論に対する
対応は考えられていますか？

④自分に都合の良いことばかり
言ってはいませんか？

楽観的な内容や反証に触れない内容は
聴き手に懐疑的な思いを抱かせてしまいます。
あえて考えられる反論や不利な点にも
言及してみましょう。

こういったマイナスの点を
ひっくり返すことができれば
さらに説得力を増すプレゼンとなります。
ビジュルで差をつける
ビジュアル資料を上手に活用することは
印象に残るプレゼンにする鍵となります。
可能な選択肢の中から
プレゼン内容に合ったツールを
効果的に取り入れてみましょう。

ex) ホワイトボード、フリップチャート
プロジェクター、スライド…etc

これらのツールに情報をいれる際には
注意するポイントがあります。

それは、
情報を詰め込みすぎない
ことです。
情報を削ぎ落とす
次のポイントを意識し
見やすいビジュアル資料を作成しましょう。

①1ページの内の箇条書きは
3~4項目程度に
②箇条書きの説明は
それぞれ短く1行におさめる

これらのポイントを意識することで
シンプルで効果的なビジュアル資料の作成を
可能にします。

グラフを効果的に使う
数値データを提示する上で
グラフを活用するのはとても効果的です。

5~10秒の間に情報が読み取れるよう
短く簡潔なグラフ作成を心がけましょう。

ex)折れ線グラフ、棒グラフ、縦の棒グラフ
棒グラフ、ヒストグラム、円グラフ…etc
色の特性を活かす
配色を活用することで
プレゼンの印象をグッとあげることができます。

①1シート2~3色以内
⇒あまり色を使い過ぎるとかえって
逆効果になります。

②文字の色のルールを決める
⇒本文は黒、重要な部分は赤といったように
配色のルールを決めます。
途中で変えたりせず統一性を持たせましょう。

③各色の効果
赤…強調の色
黄…注意を引く色
青…重要度のやや低い項目
水色・・前向きな印象
緑…照明条件の良くない場合も良く見える
黄緑・・白背景、明るい場所ではほぼ見えない
プレゼン内容は全て頭にいれておく
間際になって、あわてて資料を集めているようでは
自信を持ってプレゼンはできません。
シナリオや資料の準備をきちんとして、
内容を全て把握した上でプレゼンに臨みましょう。

最終チェックとして

・ビジュアル資料は用意できていますか？
・メリハリのあるプレゼンの流れは組めていますか？
・リハーサル、イメージトレーニングの時間は
十分取っていますか？

これらがクリアできているか確認しましょう。
事前の準備はプレゼン成功の大きな鍵となります。

事前の準備の方法がわかれば
プレゼンを過度に恐れることはなくなるでしょう。
今回紹介したポイントがあなたをプレゼン成功に
導くヒントになれれば幸いです。

 

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