近年Eメールでのやり取りが主流になり
プライベートではあまり
手紙を書く機会がないという
方も多いのではないでしょうか？
しかし、ビジネスシーンでは
お礼状や詫び状などを
書く機会があります。
そういった時に書式にのっとって
手紙を書くスキルが不可欠になります。
手紙のマナーとは
ビジネスに関連した文書でも
いつも事務的な連絡とは限りません。
時にはお世話になった方へお礼状や、
ご迷惑をおかけした取引先の方への詫び状を
書くことがあります。
これらは手書きにすると
より丁寧な印象になります。
手紙の基本構成を理解して
頭語に続く季節の挨拶を的確に使う事で
しっかりとした印象とともに
相手に思いが届けやすくなります。
その為にも手紙のマナーは
しっかりと身に付けておきましょう。
手紙の基本構成
まずは基本構成を確認しましょう。
①頭語
下げずに行頭から書き出します。
②時候の挨拶
改行してから1文字分下げるか
頭語のあとに1字あけて続けましょう。
③お礼やお詫びのあいさつ
「久しくお便りも差し上げず心苦しく
思っておりました」といったご無沙汰の
お詫びの言葉を書きます。
④主文
改行して1字あけ、
「さて」の起こし言葉から
書き始めましょう。
⑤末文
改行して1字あけ、
相手の健康や今後を祈り
用件をまとめる言葉で締めます。
⑥結語
改行して下に書くか、
末文の文末があく場合は
そのまま行末に入れても問題ないです。
⑦日付
手紙の発送日を記入します。
⑧署名
自分の名前は行末に書きます。
⑨宛名
敬称をつけ、書き出しが
日付より高い位置になるように
しましょう。
頭語・結語
手紙の最初と最後につける言葉です。
これらはシチュエーションにあわせて使い分けましょう。
時候の挨拶
ビジネス文書でも出てきましたが、
手紙でも時候の挨拶は使用します。
季節に応じて使いこなしましょう。
1月 初春の候、新春の候、厳寒の候 7月 盛夏の候、猛暑の候、大暑の候
2月 余寒の候、立春の候、向春の候 8月 残暑の候、晩夏の候、処暑の候
3月 早春の候、春寒の候、春分の候 9月 初秋の候、秋涼の候、爽秋の候
4月 春暖の候、陽春の候、晩春の候 10月 秋冷の候、秋雨の候、仲秋の候
5月 新緑の候、薫風の候、立夏の候 11月 深秋の候、晩秋の候、向寒の候
6月 梅雨の候、初夏の候、向夏の候 12月 初冬の候、師走の候、歳末の候
封書とハガキの使い分け
手紙を送る時に
封書とハガキどちらで出すべきかと
悩む方もいらっしゃると思います。
参考までに封書の方が望ましいものと
ハガキでも構わないものの例を
お伝えします。
【封書の方が望ましい場合】
・ 目上の人へ送る場合
・ 結婚、出産、賀寿などのお祝い
・ お見舞、頼み事のお礼
・ 病気、自己、災害等のお見舞い
・ 頼み事、催促、承諾、断り、
お詫び、相談、激励
・ 縁談、結婚、お悔やみ、弔事
【ハガキでも構わないもの】
・ 身内、友人、親しい人へ送る場合
・ 新築、節句、結婚記念日などの
一般的な祝い事
・ お祝い、贈答などのお礼
・ 年賀状、暑中見舞い、
寒中見舞いなどの季節の挨拶状
・ お中元、お歳暮の送り状、お花
・ 転居、結婚、出産、退職、
異動などの通知、近況報告
・ 招待状、案内状
・ 喪中欠礼、死亡通知
これらは、あくまでも目安ですので、
例えば封書で書くことが望ましいとされる
「お祝い」「お礼」「依頼」などの用件でも、
直接会う前にとり急ぎ送る場合や
親しい相手に送る時など、
ハガキでも良い場合があります。
送る相手や内容により、
状況に応じて
使いわけましょう。
まとめ
もちろん、書式にのっとって
書けていれば
パソコンで手紙を
書いても問題はありません。
しかし、パソコンで起こした文字だと
どうしても言葉にのせた思いや
ぬくもりが伝わりづらく
冷たい印象を与えてしまう
場合もあります。
手書きで手紙を書くと
文字にぬくもりが感じられ、
言葉にのせた思いも相手に
伝わりやすくなります。
手書きでの手紙は
「ここぞ」という時に
思いを伝える最適な
ツールといえます。
相手に思いを伝えたいときは
手書きで手紙を書いてみては
いかがでしょうか。
