マイナンバー制度への対応【その4 マイナンバー(個人番号)の取得に関する留意点】

研修比較

 前回は、マイナンバー(個人番号)を取扱うにあたり、基本方針・取扱規程・安全管理措置として定めるべき内容について見てきました。事業者がマイナンバー(個人番号)を取扱う理由は、社会保障関連・税制関連の書類に取引先の個人事業主や従業員などのマイナンバー(個人番号)を記載し、提出するためです。そこでまずは、対象者からマイナンバー(個人番号)を取得する必要があります。

この際のポイントは、以下の4つです
① 取得対象者の洗い出し
② 取得時期の周知
③ 教育・研修
④ 利用目的の明示
⑤ 本人確認の実施

以下、各項目を見ていきます。

①取得対象者の洗い出し
 事業者にとっての取得対象者は、従業員とその扶養家族(役員、パート、アルバイト含む)、報酬の支払先(士業などへの報酬、講師料、出演料等)、不動産使用料の支払先、配当などの支払先などが該当します。誰から取得するべきかを洗い出しましょう。

②取得時期の周知
 取得するべき対象者を洗い出したら、その方々へいつ取得するのか取得時期を周知します。具体的には下表の時点が現実的でしょう。

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③教育、研修
 主に社内向けとなると思いますが、マイナンバー(個人番号)制度に関する概要の理解やルール作りのために実施します。

④利用目的の明示
 事業者がマイナンバー(個人番号)を取得する際は、利用目的を本人に通知、または公表する必要があります。利用目的は複数のものを通知・公表することが可能ですが、利用目的を超えた利用はできません。
利用目的を明示する際は、利用目的通知書として以下のような書面を配布するのが良いでしょう。

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⑤本人確認の実施
 マイナンバー(個人番号)制度に似たものは海外諸国でも実施されていますが、マイナンバー(個人番号)を不正に取得し、本人になりすましたという事例もあります。これは本人確認がしっかりなされないまま取得してしまったことがその原因の一つとして挙げられます。よって、なりすましを防ぐためにも本人確認をしっかり行う必要があります。

 本人確認は、その番号が正しい番号であるかどうかを確認する番号確認と、その番号の持ち主がそのマイナンバー(個人番号)の正しい持ち主であることを確認する本人確認の2つが必要です。具体的には、下記の方法が挙げられます。
 個人番号カードでの確認(番号確認・本人確認)
 通知カード(番号確認)と運転免許証など(本人確認)での確認
 個人番号の書かれた住民票の写しなど(番号確認)と運転免許証等(本人確認)での確認





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