社外文書作成のポイント

ビジネスパーソンとして
確実におさえておきたいマナーの1つに
ビジネス文書・Eメールマナーがあります。

今回は社外文書の作成について
お伝えしていきたいと思います。

少し不安だな・・・と思う方は
是非ともご覧下さい。
基本パターンは社内文書と一緒ですが
頭語や時候、季節の挨拶などが社外文書には
必要になってきます。
今回は基本的な社外文書の作成方法を
お伝えします。

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社外文書の基本パターン
まずは社外文書の基本パターンを
確認していきましょう。

社外文書は社内文書と同様に
前付、本文、別記、付記の
順番に記載します。

上段にある前付と呼ばれる部分には

①発信番号
②発信年月日
③受信者名
④発信者名

を書きます。

ちなみにビジネス文書では
前付に受発信者・日付を記入し
すぐわかるようにしますが、
挨拶状、招待状といった社交性の
高いものは前付に書いた内容を
本文の後に書く場合もあります。
本文は

⑤標題(件名)
⑥前文、主文、末文の順に書いていきます。

標題(件名)には一目でわかるように
短く10字程度の具体的な言葉を
書きましょう。
標題(件名)は私的な社外文書の時は
書かない場合もあります。

本文の下には

⑦ 記

と書き必要な情報を箇条書きします。
箇条書きにすることでシンプルに
見やすく伝えることができます。

⑧同封
同封する書類があれば
こちらも箇条書きで書きます。

⑨追伸
追伸がある場合はこれらの下に
書くと良いでしょう。

⑩以上
最後は以上で文を締めます。

⑪担当者の情報
担当者名、電話番号といった
情報を記入したら完成です。

以上の流れが
基本パターンとなります。
社内文書と違う点は
本文に幾つかルールがあるという点です。
では本文について
前文、主文、末文に分けて詳しく
説明しますね。

前文
前文には頭語と時候や季節の挨拶を書きます。

頭語とは拝啓、謹啓、前略といった文の最初に
書くものを言います。
そして相手に届く時期に合わせた時候の挨拶を
書きます。
時候の挨拶の一覧表を確認してみましょう。

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一覧表を参考に状況に応じて使ってみましょう。

頭語、時候、季節の挨拶の後には
相手方の安否を気づかう文を書きます。
どういた内容を書くか
具体例を確認してみましょう。

会社・団体の場合は・・・
ex)
・貴社ますますご発展のことと
お喜び申しあげます。
・貴店いよいよご隆盛の由
何よりと存じあげます
個人の場合は・・・
ex)
・貴殿ますますご健勝のことと
お喜び申しあげます。
・皆様にはいよいよご清栄の由
何よりと存じあげます。

以上の例文のように
団体、個人の場合に合わせて
適切な言葉を使いましょう。

相手の安否を気づかう挨拶のあとには
感謝やお詫びの挨拶をします。

ex)
・多年格別のお引き立てにあずかり
厚く御礼申しあげます。
・平素は一方ならぬご高配を賜り
ありがたくお礼申しあげます。
・日ごろは何かとご指導くださり
誠にありがとうございます。

前文は以上のように

1.頭語
2.時候、季節の挨拶
3.相手の安否を気づかう挨拶
4.感謝やお礼の挨拶

といった順番に
書いていきます。
主文
主文には起辞と用件を書きます。
起辞とは・・・

さて
つきましては
ついては
なお

といった前文から主文へ繋ぐ役目を
担う言葉です。
起辞を使うことでスムーズに
用件を書く事ができます。

用件を書く際のポイントは
結論から書くことです。
複雑な内容の場合は、別記書き
すると良いでしょう。

シンプルにわかりやすく
を意識して書いてみましょう。
末文
主文を書き終えたら最後は末文で締めます。
末文は以下の内容を書きます。
例文を見ながら確認してみましょう。

終わりの挨拶
ex)
・ますますのご発展をお祈り申しあげます。
・今後ともご指導ご支援の程よろしく
お願い申しあげます。

用件のまとめ
ex)
・まずは、取り急ぎ御礼かたがたお願い
申しあげます。
・まずは略儀ながら書中をもってご案内
申しあげます。

結語
結語とは

敬具
敬白

といった言葉を言います。

草々という言葉もありますが
社外文書には不適切なので
使わないほうが良いでしょう。

以上の流れで本文を作成します。
最後に本文の全体の流れを
例文で確認してみましょう。

ex)
拝啓(頭語) 早春の候、(季節の挨拶)
ますますご清祥のことと
お喜び申しあげます。(相手の安否を気づかう挨拶)
平素は格別のご高配を賜り
誠にありがとうございます。(感謝やお礼の挨拶)

さて、(起辞)この度はまことに結構なお品を
ご恵贈くださり、厚く御礼申しあげます。

今後ともご指導ご支援のほど
よろしくお願い申しあげます。
(終わりの挨拶)

まずは取り急ぎ書中をもって
御礼申しあげます。(用件まとめ)
敬具(結語)
社外文書は丁寧に且つ
わかりやすく相手に伝えることを
意識して作成しましょう。
<h3>覚えておきたい用語</h3>
自称、他称の使い分けや
礼儀正しい慣用句といった用語を
覚えておくと、より良い社外文書の作成を
可能にします。

一気に覚えるのは大変だと思いますので、
一覧表を見ながら実際に使い
少しずつ覚えていきましょう。
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覚える用語や挨拶が多く
大変と感じた方もいらっしゃるでしょう。
聞き慣れない、使用しないといった
理由で難しく感じてしまうとは思いますが
実際使ってみることで自然と覚えていけるでしょう。

今は無料でビジネス文書の
フォーマットデータが
インターネット上にあり
ダウンロードできたりしますが、
今回お伝えした基本を覚えれば
ゼロベースから社外文書の作成が
できるでしょう。
社外文書作成はビジネスパーソンとしての
基本スキルの1つです。
マスターしておきましょう。

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